Ako bez papierovej kancelárie rieši dilemu správy súborov?

Najprv sa porozprávajme o tom, ako je tradičná kancelária bolesti hlavy: Karbička súboru je plná a nájdenie zmluvy trvá dlho; Dôležité dokumenty sa ľahko stratia alebo poškodia; Oddelenia prechádzajú dokumentmi, ako napríklad hranie „prejsť balíkom“. Tieto problémy sa dajú efektívne vyriešiť pomocoukancelársky systém bez papiera.

1. Elektronické podanie nahrádza akumuláciu papiera

Najpriamejšou výhodou kancelárie bez papiera je urobiť súbory „online“. Všetky dokumenty sa naskenujú do elektronických verzií a ukladajú sa do systému a podporujú viacero formátov, ako sú PDF a Word. Napríklad systém riadenia zmlúv našej spoločnosti teraz musí zadať číslo zmluvy iba na získanie kompletného súboru do 3 sekúnd a nie je potrebné premietať sa prostredníctvom skriniek.

2. Inteligentné vyhľadávanie a rýchle umiestnenie

Najväčšou výhodou elektronických súborov je to, že sa dajú prehľadať. Vstavaná funkcia systému Full-Text Search v systéme môže vyhľadávať podľa kľúčových slov, dátumov, autorov a ďalších dimenzií. Minulý týždeň finančné oddelenie hľadalo pred tromi rokmi formulár pre úhradu. Trvalo dlho, kým sa prehodili súbory, ale teraz vyjde po zadaní „cestovných nákladov v roku 2022“.

3. Ovládanie verzií, aby sa predišlo zámene

Najobávanejšou vecou na papierových dokumentoch je, že sú neustále revidované a nikto nevie, kto má najnovšiu verziu. Systém elektronických dokumentov automaticky uloží historické verzie a nastaví povolenia na úpravu. Návrh plánovania nášho marketingového oddelenia bol teraz revidovaný na verziu 15 a systém jasne zaznamenáva každú revíziu a kedy.

4. Mobilná kancelária prerušuje priestorové obmedzenia

Vďaka systému bez papiera majú mobilné telefóny prístup k súborom kedykoľvek. Naposledy môj šéf požiadal o ponuku na letisku a ja som sa prihlásil do systému priamo na svojom mobilnom telefóne, aby som ho poslal, čo bolo rýchlejšie ako expresné doručenie. Keď cestujem, zvládnem všetky súbory s tabletom a v kufri môžem zabaliť polovicu.

5. Bezpečné zálohovanie na zabránenie straty

Dôležité súbory sa po skenovaní automaticky zálohujú do cloudu, takže sa nemusíte báť, aj keď sa počítač pokazí. Stretli sme sa s tragédiou, keď bola kancelária zaplavená a všetky papierové súbory sa stratili. Teraz majú elektronické súbory trojité zálohy, ktoré sú oveľa bezpečnejšie.

6. Zelená kancelária znižuje náklady

Urobme niekoľko výpočtov: A4 papier stojí 20 juanov na balenie a spoločnosť používa 100 balíčkov mesačne, čo je 24 000 juanov ročne. Náklady sú spotrebné materiály, kartotéky a archívny priestor. Po konaníkancelársky systém bez papiera, tieto výdavky sa dajú znížiť najmenej o 70%, čo je tiež šetrné k životnému prostrediu.

Ako profesionálny výrobca a dodávateľ poskytujeme kvalitné výrobky. Ak máte záujem o naše výrobky alebo máte nejaké otázky, neváhajte a neváhajteKontaktujte nás.